Шаги для внутреннего контроля закупок

Таким образом, вы подумали, что рассмотрение ваших ежемесячных счетов, когда домовладелец предоставил все шоки, которые может выдержать ваша система. Затем вы стали владельцем малого бизнеса и обнаружили, что ваши шоки могут быть тоньше, чем вы думали. Здесь есть стопка квитанций от компании, занимающейся канцелярскими товарами; там есть тревожный счет от вашего трудолюбивого отдела маркетинга. И почему вы видите только что доставленную посылку от вывески у двери, когда у вас уже много табличек на складе? Вы замечаете, что накладная на упаковке содержит улыбающееся лицо, но вы не улыбаетесь. И это не потому, что ваша внутренняя система амортизатора находится в аварийном состоянии. По всей вероятности, ваш внутренний контроль за покупками и кредиторской задолженностью нуждается в настройке. Чтобы перегруппировать, рассмотрите семь лучших методов контроля закупок. Может быть, вы уже делаете некоторые из этих вещей - но вы можете получить еще несколько идей, которые смягчат серьезность вашей ежемесячной сессии по рассмотрению счета.

Прислушайтесь к этим рекомендациям по контролю за закупками

  • Держите финансы вашего бизнеса отдельно от ваших личных финансов. Вы можете быть удивлены тем, сколько владельцев малого бизнеса не делают. Иногда они спешат и просто не думают, скажем, использовать свою личную кредитную карту для покупки товаров для бизнеса. Но это может устранить защиту, предоставляемую структурой компании с ограниченной ответственностью. IRS также требователен к лучшим практикам контроля над закупками, требуя, чтобы доходы и налоговые вычеты для бизнеса были разделены.
  • Поставить кого-то в голову Настройка внутреннего контроля в процессе закупок начинается с принятия исполнительного решения и поручения кому-либо отвечать за всю вашу систему закупок: управление запасами; выбор поставщиков; делать покупки; проверка покупок; и делать платежи. Это породит ответственность - и сделает ваш ежемесячный обзор менее шокирующим.
  • Контролируйте свой инвентарь. Одна из причин, по которой коробка с надписями распахивается, заключается в том, что человек, который разместил заказ, не проверил существующий инвентарь. Установление внутреннего контроля в процессе закупок зависит от создания системы управления запасами. К счастью, существует множество интегрированных онлайн-систем, которые могут помочь вам контролировать запасы, продажи и доставку.
  • Формализовать политику закупок. Вы - начальник, поэтому вам решать, кто должен иметь полномочия совершать покупки, выбирать поставщиков, устанавливать условия контрактов и меры контроля качества, а также оценивать поставщиков. Важно разработать политику раньше, чем позже, помня, что вы можете - и должны - изменять и обновлять политику по своему усмотрению.
  • Институт системы заказов на покупку. В отличие от счета-фактуры, заказ на покупку представляет собой соглашение о покупке товаров по определенной цене и на определенных условиях. Счет-фактура - это запрос на оплату. Заказ на покупку представляет собой ваш лучший шанс просмотреть покупки, которые могут быть дублирующими или даже ненужными. Ваш агент по закупкам будет знать, как сопоставить заказы с сопроводительным счетом, чтобы усилить ваш внутренний контроль за покупками и кредиторской задолженностью.
  • Сделайте исключение для крупных или повторных покупок. В таких случаях составьте договор вместо заказа на покупку. Это может помочь вам договориться о количестве или скидках «постоянного покупателя». Продавцы, скорее всего, продлят такие сделки, когда знают, что бизнес наверняка придет.
  • Мудро выбирайте своих поставщиков. Сравните не только цены и скидки, но и условия оплаты и кредитования, а также политику возврата. И убедитесь, что вы не связаны с «автоматическим продлением» один раз в год; попросите вариант продлить вместо этого. Ожидайте, что ведение пула поставщиков будет в процессе разработки, поскольку новые поставщики приходят на сцену, чтобы соперничать за ваш бизнес.

Несмотря на все ваши усилия по установлению внутреннего контроля за покупками и кредиторской задолженностью, может настать время обратиться к специалисту по закупкам, особенно если ваши потребности в закупках становятся сложными или громоздкими или ваш преданный менеджер по закупкам чувствует себя подавленным. В качестве альтернативы, Американское общество закупок может предложить помощь, если вы станете участником. В любом случае, лучшие практики контроля закупок не должны ускользать от вас; в зеркале заднего вида должны остаться только финансовые потрясения.

Рекомендуем
  • создание нового бизнеса: Как защитить от редактирования в Shared OneNote

    Как защитить от редактирования в Shared OneNote

    Одним из преимуществ использования OneNote является то, что несколько пользователей могут одновременно просматривать и редактировать общий блокнот. Это полезно, если всей вашей команде необходимо просмотреть заметки перед презентацией или просмотреть протокол собрания после важной конференции. Хотя OneNote предлагает ценные инструменты для совместной работы, вы можете добавить защиту паролем в определенные разделы, чтобы предотвратить редактирование заметок неавторизованными пользователями. 1. Откройте записную книжку, которую хотите за
  • создание нового бизнеса: Сколько стоит амортизировать в стартап-бизнесе?

    Сколько стоит амортизировать в стартап-бизнесе?

    Недостаток денег до достижения устойчивой прибыли является заботой любого начинающего бизнеса. Нет двух одинаковых предприятий, даже если они продают одну и ту же услугу или продукт, и поэтому не существует какого-либо стандартного объема финансовой подушки, к которой должен стремиться бизнес. Однако использование бизнес-плана в качестве основы для расчета начальных и эксплуатационных расходов может помочь в поиске подходящей подушки. Бизнес-план Процесс точного определения начальных средств начинается с подробного бизнес-плана. Бизнес-
  • создание нового бизнеса: Как: Субтитры в Expression Encoder

    Как: Субтитры в Expression Encoder

    При создании профессиональной рекламы или рекламных видеороликов для вашей компании включение субтитров позволяет пользователям с нарушениями слуха получать сообщение вашего видео, а также позволяет другим пользователям просматривать видео в местах, где звук не разрешен. Чтобы отобразить субтитры на своих видео, используйте Windows Expression Encoder, чтобы импортировать файл субтитров, такой как файл SRT, в ваши видео, а затем закодировать их с файлом субтитров. 1. Откройте Expression Encoder и нажм
  • создание нового бизнеса: Инструменты для измерения эффективности обучения

    Инструменты для измерения эффективности обучения

    Предприятия внедряют программы обучения для своих сотрудников в ответ на проблемы с эффективностью работы, мотивацией или низким качеством работы. Они разрабатывают цели для обучения, а затем должны измерить, насколько хорошо обучение соответствовало требованиям. Инструменты для оценки обучения в идеале дают информацию и отзывы об адекватности программы обучения, а также о неэффективных частях. Руководство может устранить эти недостатки с помощью дополнительного обучения, разработанн
  • создание нового бизнеса: Как открыть файл HPS

    Как открыть файл HPS

    Файл с расширением .hps представляет собой информационный файл Hewett-Packard HPS Digital Sender, предназначенный для использования с приложением Hewlett-Packard Web Printsmart. Файл HPS - это заголовочный файл, который создается вместе с файлом PDF при отправке файла с цифровым отправителем в режиме ПК. Он содержит параметры интерфейса для конкретного отправителя, используемого для сканирования и передачи документа. Как только файл PDF достигает места назначения, файл HPS больше не нужен, н
  • создание нового бизнеса: Как проверить скорость передачи для жесткого диска SATA

    Как проверить скорость передачи для жесткого диска SATA

    Время доступа к диску может иметь большое значение во многих приложениях, так как большая часть этой стоимости приходится на время поиска жесткого диска, время вращения и время передачи. Свободное программное обеспечение может проверить скорость передачи вашего жесткого диска SATA, которая определяет количество времени, необходимое для коп
  • создание нового бизнеса: Как отметить место, которое вам не нравится в Facebook

    Как отметить место, которое вам не нравится в Facebook

    Вам не нужно нравится место в Facebook, чтобы пометить его на ваших фотографиях или обновлениях статуса. Хотя Facebook дает предпочтения тем местам, которые вам нравятся, и тем, которые вы ранее отмечали, вы можете пометить любое место, которое в данный момент имеет страницу на сайте. Эти места варьируются от непонятных частных ресторанов до целых стран, и пометка их на фотографии связывает фотографию с картой этого места. Например, если ваша компания предлагает презентацию на многодневной конфере
  • создание нового бизнеса: Как удалить вид слайд-шоу из фотографий, загруженных на Facebook

    Как удалить вид слайд-шоу из фотографий, загруженных на Facebook

    Когда вы нажимаете на миниатюру, чтобы просмотреть фотографию в Facebook, фотография открывается в подокне, отличном от HTML. Вы можете нажимать или использовать клавиши курсора для прокрутки фотографий в стиле слайд-шоу. К сожалению, вы не можете отключить эту функцию навсегда или отключить ее для других пользователей, которые могут просматривать ваши фотографии. Однако вы можете обходить р
  • создание нового бизнеса: Как сбросить забытый пароль BIOS администратора Dell

    Как сбросить забытый пароль BIOS администратора Dell

    Как администратор вашего компьютера Dell, у вас есть доступ к настройкам системы и BIOS, где вы можете изменить способ загрузки и работы машины. Установка пароля BIOS для компьютера не позволяет неавторизованным пользователям запускать его и загружать операционную систему. Это полезный инструмент, если у вас есть конфиденциальная деловая информация на компьютере, и вы хотите защитить данные от кражи. Если вы забыли пароль BIOS и хотите сбросить его, вам нужно будет открыть корпус компьют