Правильный способ проведения встреч

Независимо от характера вашей компании, встречи необходимы. Тем не менее, никому не нравятся встречи ради встречи, а также встречи без четкой повестки дня - явная трата времени и денег компании. Поэтому, независимо от того, проводите ли вы свои встречи лицом к лицу или посредством телеконференций, заранее сделайте соответствующие шаги, чтобы они были максимально продуктивными.

1.

Составьте список обязательных и дополнительных участников. Определите, какие отделы участвуют в проекте, и убедитесь, что в каждом отделе присутствует кто-то, наделенный полномочиями принимать решения.

2.

Проверьте расписание всех участников, прежде чем планировать встречу. Многие встречи срываются, когда руководитель проекта в последний момент обнаруживает, что ключевой человек не может присутствовать. Обязательно проверьте расписание отпусков; некоторые сотрудники не могут публиковать свои выходные дни в своих календарях до нескольких дней. Если вы не уверены, сможет ли присутствовать ключевой игрок, проконсультируйтесь с менеджером этого человека.

3.

Учитывайте часовые пояса при планировании телеконференций. Когда в Нью-Йорке 9 часов утра, в Лос-Анджелесе только 6 часов утра. Запланируйте встречи для размещения всех участников. Избегайте раннего утра и позднего вечера, особенно если у них разные графики работы.

4.

Отправьте подробную повестку дня с оригинальным приглашением на встречу. Убедитесь, что в нем четко указано, что будет обсуждаться и в каком порядке.

5.

Раздайте каждому участнику набор действий, которые необходимо выполнить до встречи. Следите за несколькими днями до завершения.

6.

Производить раздаточный материал для всех. Они должны включать копию повестки дня вместе с любыми примечаниями и соответствующими документами.

7.

Начните встречу вовремя. Не останавливайтесь для поздних посетителей. Пошлите кого-нибудь, чтобы собрать кого-то, кого нет, но продолжайте встречу.

8.

Назначьте кого-то делать заметки. Вам не обязательно предъявлять формальные протоколы встречи, но вам нужна четкая запись того, что было сказано и все действия согласованы. Отправьте эти заметки участникам собрания как можно скорее после собрания и назначьте все последующие задачи.

Что нужно

  • Программа электронной почты и календаря
  • Повестка дня встречи
  • Раздаточные
Рекомендуем
  • планирование бизнеса: Как удалить копии того же принтера

    Как удалить копии того же принтера

    При переустановке принтера вы можете получить несколько копий одного и того же принтера, перечисленных в окне «Устройства и принтеры» и доступных для использования в заданиях на печать программы. Это также может произойти после того, как Windows 7 автоматически установит обновленные драйверы. Удаление этих дополнительных копий позволяет избежать путаницы сре
  • планирование бизнеса: Стратегии для критического мышления и решения проблем

    Стратегии для критического мышления и решения проблем

    Критическое мышление - это процесс рационального анализа и попыток точно и эффективно решить проблему, не полагаясь на предположения или догадки. Для студентов критическое мышление является важной частью исследовательских и учебных процессов. Бизнес-лидеры полагаются на критическое мышление, чтобы помочь им решить повседневные проблемы, а также основные организационные вопросы, с минимальными затратами и как можно быстрее. Оценить и переформулир
  • планирование бизнеса: Регламент частного следователя

    Регламент частного следователя

    Психолог Клод Бернард однажды заявил: «Следователь должен иметь твердую веру и все же не верить». Для начинающего частного детектива действительно важно быть непредубежденным и скептическим. Правила, нормы и ожидания в данной области различаются в зависимости от штата, поэтому обязательно изучите их для своего конкретного региона, если хотите продолж
  • планирование бизнеса: Проблемы работы с вашим супругом на рабочем месте

    Проблемы работы с вашим супругом на рабочем месте

    Человек может смотреть на работу со своим супругом как на выгоду: в конце концов, он просто проводит больше времени вместе с тем, кого любит. Или он может рассматривать совместную работу со своим супругом как способ укрепить неустойчивые отношения, так же, как у пары может быть ребенок вместе, чтобы попытаться наладить трудные семейные отношения. У него также может не быть иного выбора, кроме как работать со своим супругом, особенно если они оба работают в небольшом семейном бизнесе. Когда супруги работают вместе, ставки, как правило, высоки: карьера, личная жизнь и семьи поставлены на карту, е
  • планирование бизнеса: Что необходимо для обеспечения беспроводной связи с ПК?

    Что необходимо для обеспечения беспроводной связи с ПК?

    Хотя это часто встречается в ноутбуках, вы также можете использовать беспроводные соединения в настольных ПК. Это позволяет разместить компьютер в местах, где кабели Ethernet могут не достать. Для обеспечения беспроводной связи с ПК требуется несколько ключевых компонентов и соображений, уникальных для беспроводных подключений к ПК. Совместима
  • планирование бизнеса: Оплачивается в полных соглашениях

    Оплачивается в полных соглашениях

    Как владелец малого бизнеса, у вас может быть клиент, который не будет или не сможет погасить свой долг. Когда клиент опаздывает с оплатой долга, быстро отправьте ему просроченное уведомление и позвоните, если он не ответит. Быстрые и безотлагательные действия по взысканию долга повысят ваши шансы на взыскание и не позволят нереализованному доходу нанести ущерб вашему денежному потоку. Если вы решите, чт
  • планирование бизнеса: Насколько важны исследования для стратегических планов по связям с общественностью?

    Насколько важны исследования для стратегических планов по связям с общественностью?

    Формирование стратегических планов по связям с общественностью для вашего малого бизнеса включает в себя проведение некоторых исследований, будь то с помощью опросов клиентов или других методов сбора данных. Работники по связям с общественностью могут высказать свое мнение и рекомендации по проведению исследования, но высшее руководство должно понимать важность исследования и прини
  • планирование бизнеса: Структура организации безопасности

    Структура организации безопасности

    Структура организаций по безопасности предназначена для обеспечения руководства и руководства корпорациям, малому бизнесу, школам, городам и государственным учреждениям. Организациям по обеспечению безопасности поручено защищать население усилиями пожарных и полицейских подразделений, оперативных групп по борьбе с
  • планирование бизнеса: Советы по ведению бизнеса в кафе и пекарне

    Советы по ведению бизнеса в кафе и пекарне

    Планируете открыть кафе и пекарню? Если это так, вы можете столкнуться с жесткой конкуренцией. Согласно веб-сайту Hoovers, 50 ведущих компаний в индустрии кофеен производят более 70 процентов продаж. Чтобы конкурировать с мировыми Starbucks, вам нужно тщательно выбрать свое местоположение, а затем обратиться к значительной группе постоянных клиентов и