Правильный этикет для деловых писем

В современной бизнес-среде электронная почта вездесуща. Вопросы, обсуждения, отчеты, чрезвычайные ситуации, брифинги и многое другое происходит в мгновение ока по электронной почте. И в то время как электронная почта прочно вошла в рабочую культуру и деятельность в 90-х годах, появление КПК освободило электронную почту от компьютера и создало целую новую серию коротких и кратких электронных писем с дороги и из дома. Однако то, что электронная почта была освобождена от физического, не означает, что она была освобождена от надлежащего этикета, уважения и здравого смысла. Чтобы сделать электронную почту эффективной, подумайте, прежде чем нажать «отправить».

Предметные Линии

Строки темы - большая часть того, как люди расставляют приоритеты, организуют и сортируют свою электронную почту. Это значит всегда включать четкую тему. Ваша тема также должна быть краткой, конкретной и понятной. Например, написание «Issue» означает важность, но оно расплывчато. Ваш получатель имеет дело со многими проблемами в день. «Проблема с компьютерным сервером» поможет вашему получателю получить более полную картину и отслеживать ее электронные письма.

Вы также должны быть осторожны с использованием одной и той же темы слишком долго. По мере продвижения обсуждений по электронной почте иногда возникают новые темы и меняются темы. Продолжение использования одной и той же строки темы затрудняет отслеживание электронных писем позднее и может вводить в заблуждение получателей, когда содержание и тема не совпадают.

краткость

Электронная почта не подходит для длинного отчета. Длинные, неразрывные блоки текста трудны для читателя и трудны для понимания. Письма должны быть короткими, четкими и точными. Фактически, списки с маркерами - это отличный способ помочь читателям легко увидеть и понять ваши идеи.

Если ваш вопрос имеет значительные сложности или требует, чтобы ваши получатели просмотрели расширенную информацию, рассмотрите возможность телефонного звонка, конференц-связи или вложения.

Правописание

Тот факт, что электронная почта менее формальна, чем другие письменные сообщения, не означает, что все правила грамматики и правописания не применимы. Предложения должны быть сильными, без посторонних формулировок и грамматически правильными. Избегайте пассивного времени, когда это возможно, так как это может привести к путанице в отношении того, кто что сделал. Самое главное, запустить проверку орфографии перед отправкой - даже у КПК это есть.

тон

Лично люди выражают большую часть своих намерений и мыслей с помощью тона голоса и невербального выражения. В электронной почте все это отсутствует. Потратьте время, чтобы подумать, как ваш читатель будет интерпретировать ваше сообщение. То, что вы имеете в виду и что кто-то получает, может варьироваться, поэтому вам нужно подумать о неоднозначных фразах, неполных мыслях и о том, как читатель может думать или чувствовать о проблеме.

Добавление приятных вещей может способствовать эффективному общению. Если вы неформальный или ленивый и не обращаетесь к получателю должным образом, вы можете казаться холодным или неуважительным. «Привет Джейн», «Доброе утро, Джейн» или «Счастливая пятница!» может иметь большое значение для смягчения вашего тона электронной почты. Точно так же переходы предложений и продуманная фразеология могут превратить сообщение фактов или решение проблем в обсуждение и сотрудничество, которые обычно лучше принимаются.

Ограничения

Электронная почта имеет объем и ограничения. Не обращайтесь к сложным и эмоционально насыщенным вопросам по электронной почте. Созвать конференцию, снять трубку или организовать видеоконференцию. Электронная почта также выдает конфиденциальность. По возможности избегайте этого из-за чувствительных человеческих ресурсов и финансовых проблем, поскольку электронные письма не защищены и могут быть легко пересланы и скопированы. В связи с этим не пересылайте электронные письма без согласия отправителя или вашего руководителя.

Рекомендуем
  • типы предприятий, чтобы начать: Как получить автономные сообщения из Yahoo Messenger

    Как получить автономные сообщения из Yahoo Messenger

    В ваших интересах следить за связью Yahoo Messenger в случае, если некоторые сотрудники пытаются использовать технологию на компьютерах компании или восстановить важную историю разговоров. В этом случае настройте Yahoo так, чтобы он постоянно сохранял сообщения на сервере. Таким образом, вся история разговора может быть просмотрена в
  • типы предприятий, чтобы начать: Как переместить приложение в сторону в HTC EVO

    Как переместить приложение в сторону в HTC EVO

    Смартфон HTC EVO 3D предлагает варианты настройки как его работы, так и его внешнего вида. Многие из этих опций связаны с домашним экраном EVO, где вы можете перемещать приложения в любое удобное для вас место. Просто переместить приложение, и вы можете быстро и легко упорядочить приложения. Домашний экран Главный экран - это ваше начальное местоположение в EVO 3D, и
  • типы предприятий, чтобы начать: Что необходимо для запуска клинингового бизнеса?

    Что необходимо для запуска клинингового бизнеса?

    Люди начинают чистить бизнес все время. Ключевым моментом при запуске клинингового бизнеса является решение о том, начинать ли самостоятельно или открывать франшизу. Гораздо дешевле начать собственный бизнес. Однако большинство франчайзинговых компаний уже разработали маркетинговый план, который поможет
  • типы предприятий, чтобы начать: Советы по открытию дневного центра

    Советы по открытию дневного центра

    Поскольку в обоих домохозяйствах больше, чем когда-либо, работают оба родителя, потребность в адекватных услугах по уходу за детьми постоянно возрастает. С точки зрения бизнеса, детский сад может оказаться очень прибыльным, но есть несколько вещей, которые следует учитывать при запуске. Нормативно-правовые акты Убедитесь, что вы знаете все местные, государственные и федеральные мандаты о детских садах. Эти правила охватывают все, начиная от того, сколько квадратных футов требуется до того, как выставлять счета на государ
  • типы предприятий, чтобы начать: Как открыть GIF в Photoshop Elements

    Как открыть GIF в Photoshop Elements

    Adobe Photoshop Elements для Windows позволяет открывать как обычные файлы изображений GIF, так и анимированные файлы GIF. Вы можете использовать графические инструменты приложения для редактирования изображения GIF после его открытия или сохранить его в одном из нескольких форматов графических файлов. Если вы используете Photoshop Elements 9, вы должны обновить плагин GIF приложения, прежде чем открывать анимированный GIF-файл. Открыть GIF 1. Запустите Photoshop Elements и выберите опцию «Фоторедактор» на главном экран
  • типы предприятий, чтобы начать: Как открыть кальян-бар в Нью-Йорке

    Как открыть кальян-бар в Нью-Йорке

    Нью-Йорк с этнически разнообразным населением считается отличным местом для кальян-бара. Эти трубки позволяют ароматизированному табачному дыму проходить через чашку воды. Кальян может быть дорогим и неудобным для ношения. Таким образом, курильщики часто предпочитают наслаждаться ими в кальянной. Эти заведения часто
  • типы предприятий, чтобы начать: Как открыть онлайн магазин подержанных книг

    Как открыть онлайн магазин подержанных книг

    У каждого есть несколько подержанных книг, лежащих вокруг дома. Если вам нравятся книги, и у вас нет места, чтобы хранить их в своем доме, или вы часто слышите об этой проблеме от своих друзей, вы можете подумать о запуске бизнеса по продаже подержанных книжных магазинов в Интернете. При продаже книг в Интернете следует учитывать такие факторы, как состояние и возраст книги. Вам также нужно будет инвестировать капитал для создания своего инвентаря. Размер необходимых инвестиций будет зависеть от вашего видени
  • типы предприятий, чтобы начать: Как открыть новую вкладку в Safari, нажимая на что-то

    Как открыть новую вкладку в Safari, нажимая на что-то

    Просмотр интернета может стать немного затруднительным, если у вас есть много исследований, чтобы сделать. Вы можете получить кучу окон браузера или оставить одну веб-страницу только для того, чтобы снова найти ее. Когда вы просматриваете с Safari на Mac и хотите открыть несколько веб-страниц одновременно или открыть страницу сейчас для последующего просмотра, лучше всего открывать эти ст
  • типы предприятий, чтобы начать: Как пессимизм влияет на рабочее место?

    Как пессимизм влияет на рабочее место?

    Пессимистичные работники - это люди, которые постоянно негативно относятся к работе. Эти люди обычно ожидают худших ситуаций; Пессимисты относятся к «полупустому стакану», а не к «полупустому стеклу», фокусируясь на негативах, а не на позитивах ситуации. Отрицательное пессимистическое отношение на рабочем месте может создать вредные привычки на работе, которые могут начать влиять на других сотрудников Пессимисты могут страдать от опасностей для здоровья, связан