Правильный этикет для деловых писем

В современной бизнес-среде электронная почта вездесуща. Вопросы, обсуждения, отчеты, чрезвычайные ситуации, брифинги и многое другое происходит в мгновение ока по электронной почте. И в то время как электронная почта прочно вошла в рабочую культуру и деятельность в 90-х годах, появление КПК освободило электронную почту от компьютера и создало целую новую серию коротких и кратких электронных писем с дороги и из дома. Однако то, что электронная почта была освобождена от физического, не означает, что она была освобождена от надлежащего этикета, уважения и здравого смысла. Чтобы сделать электронную почту эффективной, подумайте, прежде чем нажать «отправить».

Предметные Линии

Строки темы - большая часть того, как люди расставляют приоритеты, организуют и сортируют свою электронную почту. Это значит всегда включать четкую тему. Ваша тема также должна быть краткой, конкретной и понятной. Например, написание «Issue» означает важность, но оно расплывчато. Ваш получатель имеет дело со многими проблемами в день. «Проблема с компьютерным сервером» поможет вашему получателю получить более полную картину и отслеживать ее электронные письма.

Вы также должны быть осторожны с использованием одной и той же темы слишком долго. По мере продвижения обсуждений по электронной почте иногда возникают новые темы и меняются темы. Продолжение использования одной и той же строки темы затрудняет отслеживание электронных писем позднее и может вводить в заблуждение получателей, когда содержание и тема не совпадают.

краткость

Электронная почта не подходит для длинного отчета. Длинные, неразрывные блоки текста трудны для читателя и трудны для понимания. Письма должны быть короткими, четкими и точными. Фактически, списки с маркерами - это отличный способ помочь читателям легко увидеть и понять ваши идеи.

Если ваш вопрос имеет значительные сложности или требует, чтобы ваши получатели просмотрели расширенную информацию, рассмотрите возможность телефонного звонка, конференц-связи или вложения.

Правописание

Тот факт, что электронная почта менее формальна, чем другие письменные сообщения, не означает, что все правила грамматики и правописания не применимы. Предложения должны быть сильными, без посторонних формулировок и грамматически правильными. Избегайте пассивного времени, когда это возможно, так как это может привести к путанице в отношении того, кто что сделал. Самое главное, запустить проверку орфографии перед отправкой - даже у КПК это есть.

тон

Лично люди выражают большую часть своих намерений и мыслей с помощью тона голоса и невербального выражения. В электронной почте все это отсутствует. Потратьте время, чтобы подумать, как ваш читатель будет интерпретировать ваше сообщение. То, что вы имеете в виду и что кто-то получает, может варьироваться, поэтому вам нужно подумать о неоднозначных фразах, неполных мыслях и о том, как читатель может думать или чувствовать о проблеме.

Добавление приятных вещей может способствовать эффективному общению. Если вы неформальный или ленивый и не обращаетесь к получателю должным образом, вы можете казаться холодным или неуважительным. «Привет Джейн», «Доброе утро, Джейн» или «Счастливая пятница!» может иметь большое значение для смягчения вашего тона электронной почты. Точно так же переходы предложений и продуманная фразеология могут превратить сообщение фактов или решение проблем в обсуждение и сотрудничество, которые обычно лучше принимаются.

Ограничения

Электронная почта имеет объем и ограничения. Не обращайтесь к сложным и эмоционально насыщенным вопросам по электронной почте. Созвать конференцию, снять трубку или организовать видеоконференцию. Электронная почта также выдает конфиденциальность. По возможности избегайте этого из-за чувствительных человеческих ресурсов и финансовых проблем, поскольку электронные письма не защищены и могут быть легко пересланы и скопированы. В связи с этим не пересылайте электронные письма без согласия отправителя или вашего руководителя.

Рекомендуем
  • планирование бизнеса: Как удалить копии того же принтера

    Как удалить копии того же принтера

    При переустановке принтера вы можете получить несколько копий одного и того же принтера, перечисленных в окне «Устройства и принтеры» и доступных для использования в заданиях на печать программы. Это также может произойти после того, как Windows 7 автоматически установит обновленные драйверы. Удаление этих дополнительных копий позволяет избежать путаницы сре
  • планирование бизнеса: Стратегии для критического мышления и решения проблем

    Стратегии для критического мышления и решения проблем

    Критическое мышление - это процесс рационального анализа и попыток точно и эффективно решить проблему, не полагаясь на предположения или догадки. Для студентов критическое мышление является важной частью исследовательских и учебных процессов. Бизнес-лидеры полагаются на критическое мышление, чтобы помочь им решить повседневные проблемы, а также основные организационные вопросы, с минимальными затратами и как можно быстрее. Оценить и переформулир
  • планирование бизнеса: Регламент частного следователя

    Регламент частного следователя

    Психолог Клод Бернард однажды заявил: «Следователь должен иметь твердую веру и все же не верить». Для начинающего частного детектива действительно важно быть непредубежденным и скептическим. Правила, нормы и ожидания в данной области различаются в зависимости от штата, поэтому обязательно изучите их для своего конкретного региона, если хотите продолж
  • планирование бизнеса: Проблемы работы с вашим супругом на рабочем месте

    Проблемы работы с вашим супругом на рабочем месте

    Человек может смотреть на работу со своим супругом как на выгоду: в конце концов, он просто проводит больше времени вместе с тем, кого любит. Или он может рассматривать совместную работу со своим супругом как способ укрепить неустойчивые отношения, так же, как у пары может быть ребенок вместе, чтобы попытаться наладить трудные семейные отношения. У него также может не быть иного выбора, кроме как работать со своим супругом, особенно если они оба работают в небольшом семейном бизнесе. Когда супруги работают вместе, ставки, как правило, высоки: карьера, личная жизнь и семьи поставлены на карту, е
  • планирование бизнеса: Что необходимо для обеспечения беспроводной связи с ПК?

    Что необходимо для обеспечения беспроводной связи с ПК?

    Хотя это часто встречается в ноутбуках, вы также можете использовать беспроводные соединения в настольных ПК. Это позволяет разместить компьютер в местах, где кабели Ethernet могут не достать. Для обеспечения беспроводной связи с ПК требуется несколько ключевых компонентов и соображений, уникальных для беспроводных подключений к ПК. Совместима
  • планирование бизнеса: Оплачивается в полных соглашениях

    Оплачивается в полных соглашениях

    Как владелец малого бизнеса, у вас может быть клиент, который не будет или не сможет погасить свой долг. Когда клиент опаздывает с оплатой долга, быстро отправьте ему просроченное уведомление и позвоните, если он не ответит. Быстрые и безотлагательные действия по взысканию долга повысят ваши шансы на взыскание и не позволят нереализованному доходу нанести ущерб вашему денежному потоку. Если вы решите, чт
  • планирование бизнеса: Насколько важны исследования для стратегических планов по связям с общественностью?

    Насколько важны исследования для стратегических планов по связям с общественностью?

    Формирование стратегических планов по связям с общественностью для вашего малого бизнеса включает в себя проведение некоторых исследований, будь то с помощью опросов клиентов или других методов сбора данных. Работники по связям с общественностью могут высказать свое мнение и рекомендации по проведению исследования, но высшее руководство должно понимать важность исследования и прини
  • планирование бизнеса: Структура организации безопасности

    Структура организации безопасности

    Структура организаций по безопасности предназначена для обеспечения руководства и руководства корпорациям, малому бизнесу, школам, городам и государственным учреждениям. Организациям по обеспечению безопасности поручено защищать население усилиями пожарных и полицейских подразделений, оперативных групп по борьбе с
  • планирование бизнеса: Советы по ведению бизнеса в кафе и пекарне

    Советы по ведению бизнеса в кафе и пекарне

    Планируете открыть кафе и пекарню? Если это так, вы можете столкнуться с жесткой конкуренцией. Согласно веб-сайту Hoovers, 50 ведущих компаний в индустрии кофеен производят более 70 процентов продаж. Чтобы конкурировать с мировыми Starbucks, вам нужно тщательно выбрать свое местоположение, а затем обратиться к значительной группе постоянных клиентов и