Правильный формат деловой электронной почты

В наши дни электронная почта часто дополняет или даже заменяет традиционные печатные деловые письма, внутренние заметки и сопроводительные письма. Хотя электронная почта неформальна, вам нужно сохранять профессиональный тон во всех сообщениях, отправляемых вашим бизнесом. Малые предприятия, особенно, часто хотят проектировать профессиональный и отточенный имидж. Деловое электронное письмо форматируется аналогично традиционным печатным документам, но с некоторыми техническими и стилевыми различиями.

Используйте правильные заголовки

Традиционное деловое письмо начинается с даты в верхнем левом углу, но нет необходимости включать это в свою электронную почту, потому что почтовые программы обрабатывают это автоматически. Вместо названия компании, адреса и корреспондента в соответствии с датой, содержащейся в традиционном письме, программы электронной почты включают поля для адресата, тему электронного письма, вложения и дополнительных адресатов. Для профессионального взгляда вставьте адресата из списка контактов, чтобы отображалось полное имя, а не вводите адрес электронной почты вручную. Сделайте вашу тему ясной и краткой, указав цель сообщения. Не используйте сокращения или слова заглавными буквами.

Используйте приветствие и блочный стиль кузова

Откройте тело письма с помощью стандартного приветствия, например «Уважаемый мистер Смит», если это ваше первое письмо получателю. Менее формальные поздравления, такие как использование только имени получателя, подходят для последующих электронных писем, если вы установили хорошие рабочие отношения, но сохраняете профессиональный тон, потому что все общение отражается на имидже вашей компании.

Используйте блочный стиль тела с разрывами строк между приветствием и телом, а также между телом и заключительными линиями подписи. Отделяйте абзацы пробелами и избегайте украшений, таких как жирный шрифт и курсив, если только это не является абсолютно необходимым для подчеркивания. Используйте традиционный, легко читаемый шрифт, такой как Times New Roman или Arial, и не используйте цветной шрифт или HTML. Цель состоит в том, чтобы у вашего получателя не было проблем с чтением письма.

Типы закрытий для использования

Традиционно закрывайте свое письмо для формальных сообщений и с получателями, впервые получающими такие символы, как «С уважением», «С уважением» или «Спасибо». Если вы установили хорошее общение со своим получателем, последующие электронные письма, закрытые менее формальными терминами, такими как «Наилучшее» или «Спасибо», часто являются уместными, но всегда учитывают обстоятельства, содержание вашего общения в целом, предпочтения получателя и изображение, которое вы хотите создать для вашей компании. Введите свое полное имя в конце первого письма и укажите свой заголовок или должность под своим именем. Опишите свою фамилию в последующих письмах для более дружелюбного тона.

Вставьте подпись компании под своим именем и названием. Если ваша компания предоставляет подпись или логотип для сотрудников, используйте это или введите название компании с адресом и номером телефона. Подпись электронной почты заменяет бланк в печатном письме. Вы также можете указать свой адрес электронной почты, адрес веб-сайта и номер мобильного телефона.

Использование заявлений об отказе от ответственности и вложений

В зависимости от отправляемого вами сообщения, типа компании и отрасли, в которой вы работаете, вы можете включить заявление об отказе от ответственности в самом низу вашего электронного письма, например, заявление, которое ясно указывает, что ваше электронное письмо не является контрактом или предлагает. Отказ от ответственности может помочь защитить вас на законных основаниях, если сформулировать правильно, но разумно обратиться за советом к адвокату при его создании, поскольку он не охватывает все возможные ситуации.

Если вы отправляете вложение вместе со своей электронной почтой, укажите это в своем сообщении, чтобы получатель не думал, что это спам. Всегда проверяйте грамматику и орфографию перед отправкой вашего сообщения.

Рекомендуем
  • бизнес: Как зарегистрировать деловую информацию

    Как зарегистрировать деловую информацию

    Открытие нового бизнеса выглядит как время волнения и неопределенности для новых владельцев бизнеса. Должны быть приняты важные решения, которые будут иметь значительные налоговые и юридические последствия, такие как структура бизнеса. Все предприятия должны зарегистрироваться в соответствующих государственных и местных государственных органах, чтобы обеспечить полное соблюдение законодательства. Владельцы, которые не в состоянии до
  • бизнес: Как переименовать PDF-файлы в папке

    Как переименовать PDF-файлы в папке

    PDF, или Portable Document Format, файлы являются предпочтительным форматом документов для многих предприятий из-за их статического, не редактируемого содержимого и удобства. Если PDF является форматом документа, который используется вашей компанией, у вас есть несколько вариантов, когда дело доходит до переименования файлов. Если все файлы PDF, которые нужно переименовать, находятся в одной папке, вы можете переименовать их все сразу. 1. Щелкните первый файл PDF, который вы хотите переименовать, или нажмите «Ctrl-A», чтобы выбрать все файлы PDF одновременно. 2. Щелкнит
  • бизнес: Какие принтеры хорошо работают с InDesign?

    Какие принтеры хорошо работают с InDesign?

    Adobe InDesign предоставляет полноценные профессиональные возможности верстки страниц, которые могут вместить широкий спектр проектов, от брошюр и журналов до книг и каталогов. Независимо от того, создаете ли вы графический дизайн для вывода на печатный станок или целевую цифровую доставку, вы можете просмотреть
  • бизнес: Как открыть файлы VBW

    Как открыть файлы VBW

    Файл с расширением VBW является файлом рабочей области Microsoft Visual Basic. Файл Visual Basic Workspace - это файл проекта из более ранних версий Visual Basic (версии 6 и ниже.) После версии 6 пакета Visual Basic Microsoft внедрила интегрированную среду разработки Visual Basic в пакет Visual Studio. Файлы VBW можно открывать либо в более старых версиях Visual Basic, либо в текущих версиях Visual Studio. 1. Щелкните правой кнопкой мыши файл VBW, что
  • бизнес: Как переименовать файлы навалом

    Как переименовать файлы навалом

    Поскольку Windows 8 допускает отображение в именах файлов любых прописных или строчных букв, цифр и некоторых знаков препинания, таких как тире, вы уже используете описательные этапы для обозначения на компьютере документов, рисунков, фотографий и видео. Вы также знаете, что вы можете переименовывать непонятно именованные файлы по отдельности во что-то более значимое. Вы также можете переименовать несколько файлов одновременно в один связанный заголовок,
  • бизнес: Как получить лицензию на перепродажу в Сан-Диего

    Как получить лицензию на перепродажу в Сан-Диего

    Независимо от того, что вы хотите продать или перепродать в качестве розничного продавца в городе Сан-Диего, вы должны получить лицензию на перепродажу, если вы получаете не менее 100 000 долларов США валовой выручки от продаж в год. Вы можете подать заявку на лицензию в Сан-Диего, но лицензия фактически разрешена штатом Калифорния. Лицензия не только помогает вам регистрировать государственные налоги на любые прод
  • бизнес: Как зарегистрировать название для ресторана

    Как зарегистрировать название для ресторана

    Придумать идеальное название для ресторана - это только первая часть процесса. Чтобы убедиться, что название вашего ресторана принадлежит вам, вам необходимо убедиться, что название доступно для использования, а затем зарегистрировать его как свое собственное, если оно есть. Регистрация названия вашего ресторана не является сложным процессом и дает преимущество идентификации вас как владельца бизнеса, а также дает вам возможность ограничить использование названия вашего ресторана. 1. Напишите несколь
  • бизнес: Как получить разрешение на печать защищенной авторским правом литературы

    Как получить разрешение на печать защищенной авторским правом литературы

    Закон об авторском праве запрещает тиражирование или распространение литературы без разрешения автора или издателя, защищая автора от кражи его работы. Неспособность получить надлежащее разрешение перед использованием интеллектуальной собственности автора может повлечь за собой уголовное и гражданское наказание. Защитите себя, получив одобрение, прежде чем дублировать или использовать чужое письмо каким-либо образом. Разрешение не гарантируется, но процесс запроса обычно довольно прост. 1. Найдите владельца прав на литературу, которую вы хотите использовать. Вероятно, это будет л
  • бизнес: Что такое заявление, дающее разрешение на воспроизведение материалов, защищенных авторским правом?

    Что такое заявление, дающее разрешение на воспроизведение материалов, защищенных авторским правом?

    Заявление, дающее разрешение на воспроизведение материалов, защищенных авторским правом, является одним из видов лицензии на авторские права, которая дает лицензиату право на воспроизведение материалов, защищенных авторским правом, - как правило, с учетом конкретных ограничений по времени и объему и в обмен на компенсацию для владельца авторских прав. Как владелец малого бизнеса, вы можете лицензировать материал правообладателя в интересах вашего бизнеса. Понимание условий и ограничений лицензии важно для того, чтобы оставаться в соответствии с желаемым лицензионным соглашением, и те же правила